Ejecutar la Simulación #2

Esta sección ofrece orientación sobre la ejecución propiamente dicha dela Simulación#2 ECB.  Esta sección está organizada de acuerdo a la secuencia de las sesiones del ejercicio de simulación  realizadas el Día Uno (el día del ejercicio de simulación.)

El calendario de simulación se organiza generalmente como se indica a continuación:

Bienvenida e Instrucciones

Lo ideal sería comenzar la sesión a las 08:00 para terminar a las 17:00.  Si no es posible hacerlo, intentar comenzar a las 09:00: empezar puntualmente facilitará sobremanera la entrega oportuna de los memos.

El Archivo en PowerPoint con Diapositivas dela Simulaciónservirá de guía para lo siguiente:

• Explicar los objetivos.
• Repartir la  “Nota Informativa para los Participantes.”
• Explicar el “escenario” (es decir, los representantes de las ONG se han reunido en la capital para realizar un ejercicio de planificación de contingencias.)
• Identificar los roles de los actores externos y su propósito.
• Presentar diversas técnicas de flujo de información.
• Explicar cómo se usa el formulario de mensajes.   Explicar  la ruta que siguen las copias de este formulario.
• Subrayar que los participantes deben tratar de conseguir datos reales  y aplicar normas mínimas a sus informes, propuestas y otros documentos a presentarse.
• Explicar el calendario de la simulación y el significado de “Hora Cero” (el momento de prepararse para una emergencia – no de relajarse). 
• Distribuir la ficha de tareas en la “Hora Cero” y explicar la asignación de preparación que se espera que realicen.
• Elegir un “jefe” de coordinación entre los participantes – esta persona recibirá y distribuirá la mayoría de los memos entrantes.  Decidir, anticipadamente, junto con los altos directivos, quién será esa persona.

Hora Cero

• Asegurar que el jefe de coordinación involucre a los participantes en la tarea de planificación de contingencias dela Hora Cero.
• Llevar a los actores externos a otra sala, entregarles las guías de roles, y explicarles que deben desempeñar sus roles como mejor lo consideren (dentro de lo razonable – es decir, dentro de los parámetros generales de sus guías de roles).  Mencióneles que algunos tienen la meta de asegurar que la coordinación entre las ONG sea buena y efectiva, mientras que otros tienen interés de asegurar que cada una de las ONG trabaje directamente con ellos, en lugar de hacerlo por medio del proceso de coordinación. 
• Examinar distintos escenarios de emergencia con los actores externos.  Indicarles que no discutan con los participantes acerca de escenarios específicos de emergencia hasta que éstos ocurran. 
• Indicar al Donante Principal que él/ella debe decidir el monto de financiamiento disponible para responder a la emergencia (presumiblemente entre US$ 5 y 10 millones para una emergencia en la que cientos de miles de personas resultaron afectadas).  El/ella tendrá la libertad de entregar o retener los fondos dependiendo de la calidad de las propuestas/informes presentados por los participantes.
• Indicar al Representante dela Entidad Gubernamentalque él/ella debe supervisar el proceso de coordinación nacional (a parte del proceso de coordinación entre ONG que se está llevando a cabo en la sala de conferencia).   El/ella puede optar por controlar todo el proceso de coordinación o dejarlo en manos de la ONU. El/ella puede ser muy restrictivo/a con los participantes o puede dejarles responder como consideren conveniente.  El/ella  no debe dudar en convocar ala ONG a reuniones para discutir sobre la emergencia y para tratar de hacer que ellas ejecuten la respuesta que él/ella considere conveniente.
• Indicar al Coordinador de la ONU (OCAH o ACNUR) que él/ella debe tratar de involucrar a las ONG en los esfuerzos dela ONU: respuesta, coordinación de agrupaciones, etc.  La idea es hacer más complejas las decisiones que las ONG tomarán con respecto a su participación en la respuesta.
• Señalar al Periodista que él/ella tendrá que preparar por lo menos una historia cada hora. El/ella debe tener sus artículos (en la oficina de administración de simulaciones) listos veinte minutos antes de cada hora de modo que se puedan editar, imprimir y distribuir antes que llegue la hora.  El/ella puede ser un/una periodista muy responsable – o no.  Indicarle que visite los lugares en donde se muestran las fotos y citas de la evaluación para que tenga una idea general de la situación.
• Indicar a los otros intérpretes, si los hay, que sigan las instrucciones en sus guías de roles.
• Entregar, a lo largo de hora, los Memos de la Hora Cero (memos de la Direcciónque comienzan con MM 0) de acuerdo al calendario.

Horas Uno a Cinco

• Entregar, a lo largo de la hora, los Memos de la Direcciónque corresponden a las Horas Uno a Cinco (los memos de la Direcciónque comienzan en MM 1 a MM 5), de acuerdo al calendario.
• Si no se ha desplegado equipos de evaluación a la mitad o al final de la hora dos, recomendar al jefe de coordinación que intente convencer a las ONG para poner en movimiento un equipo de evaluación conjunta.  Asegurar que el jefe de coordinación sepa que hay lugares en el local que simulan las áreas afectadas; indicarle a él/ella donde se encuentran las “áreas afectadas” (los lugares de evaluación) en la simulación.
• Cuando reciba las copias amarillas de los formularios de mensaje, use el Formulario de Seguimiento de Memos para anotar que se han realizado las tareas asignadas, ya sea que valga la pena o no mencionar la respuesta en las sesiones informativas finales, y cualquier comentario que tenga sobre la calidad de la respuesta.
• Nota: Si usted recibe las copias blanca y amarilla de un formulario de Mensaje, quiere decir que el mensaje está dirigido a usted; tiene que prestar especial atención a esto.
• Asegurar que el/los periodista(s) esté(n) circulando y entrevistando a los participantes e intérpretes de roles.  Asegurar que ellos escriban sus artículos en la computadora cada hora, veinte minutos antes de la hora  (si escriben con lentitud, recomendarles que comiencen a escribir después de transcurridos 30 minutos de cada hora.  Usted debe revisar, editar, “publicar” (imprimir) y distribuir un ejemplar del periódico por participante.  La meta es publicar “The Simulation Times” cada hora.  Mantener el periódico sólo en una página para facilitar su impresión y distribución.
• Haga seguimiento a las reuniones y actividades de los participantes, y siéntase libre de generar más memos y tareas de acuerdo a la necesidad.
• Monitorear al jefe de coordinación.  Si él/ella está lidiando con las presiones del trabajo, excelente. Si quiere que le releven de sus obligaciones, no hay ningún problema en “reasignar” la jefatura de la coordinación a otro participante.
• Comunicarse constantemente con los actores externos/intérpretes de roles – especialmente con el(los) periodista(s) – para mantenerse al corriente de las novedades. Tratar de estar al tanto especialmente de los acontecimientos que parecen propiciar (o impedir) el logro de los objetivos de la simulación.  Anotarlos para utilizarlos en la sesión informativa final.
• Intervenir de acuerdo a la necesidad si los participantes parecen no estar seguros de los procedimientos.
• Al final de la Hora Cinco(o cualquiera que sea la última hora de su simulación, si usted está ejecutando la versión abreviada), indique a los participantes e intérpretes que la simulación ha concluido.
• Distribuir la “Ficha de Reflexión Personal”. Indicar a los participantes que hagan una pausa, respondan las preguntas, y entren a la sala de conferencia con las reflexiones listas, en una hora  (normalmente a las 16:00.)   Mencionar a los participantes que las reflexiones son “suyas”, que no se recogerán las “Fichas de Reflexión Personal, pero que ellos deben dedicar tiempo a la reflexión para hablar de su experiencia en la sesión informativa final del día siguiente.

Pausa y Reflexión Personal

Para los que están familiarizados con el “Ciclo de Aprendizaje a través dela Experiencia” de Kurt Levin, esta sesión representa la fase del ciclo durante la cual la persona reflexiona sobre la “experiencia concreta” de la simulación.

Durante esta hora hay tiempo para (a) una pausa para tomar café/té por la tarde y (b) que los participantes respondan las preguntas en la ficha de reflexión personal que usted les entregó al final dela HoraCinco.

• Distribuir las sillas de la sala de conferencia para la sesión de Desahogo (Ver la Sección 7 de esta Guía).
• Reunir las imágenes que se pegaron en las paredes en los lugares dela Misión de Evaluación (suponiendo que quiera guardar las imágenes impresas para futuras simulaciones).

Desahogo (o “Descompresión”)

La sesión de desahogo tiene lugar el día del ejercicio de simulación – inmediatamente después de la hora dedicada a la pausa y la reflexión personal.  El “desahogo” – a veces denominado “descompresión” –  es el proceso de liberar el estrés y las tensiones emocionales que algunos participantes tienden a acumular durante la simulación.  Su objetivo no es efectuar un análisis de la simulación; se trata de una sesión cuyo propósito es permitir a los participantes “desprenderse” de sus roles y dejar atrás el escenario de coordinación de la respuesta, en el que han estado inmersos por varias horas.

Una vez que todos – participantes, intérpretes y organizadores – estén sentados formando un círculo (ver sección “Organización dela Salade Conferencia):

• Señale a los participantes que se trata simplemente de una oportunidad para que ellos expresen sus puntos de vista sobre “lo ocurrido” durante el ejercicio.  Indíqueles que todos juntos van a analizar detalladamente los desafíos de la simulación el día de mañana, pero que por ahora usted está interesado en oír sus impresiones generales.  Agregue que cada uno tendrá aproximadamente un minuto para hacerlo.
• Comience en cualquier parte del círculo preguntando a un participante “¿Qué ocurrió hoy?, ¿Qué percibiste?”  Después que él/ella hable por un minuto (menos tiempo también es aceptable), agradézcale y pase al siguiente participante. “Y tú, ¿cuáles fueron tus impresiones?”  A menudo se expresa mucho humorismo en esta sesión.  De ser así, ríase, fomente el humorismo y aprovéchelo si encuentra la manera de hacerlo. Si un participante está relatando un incidente particularmente gracioso, usted podría darle a él/ella un poco más de tiempo; esta sesión tiene como objetivo liberar las emociones y el estrés, y no hay mejor forma de hacerlo que recurriendo al sentido del humor.
• Después de haber hecho preguntas a todos los participantes, recuérdeles que analizarán los resultados de la simulación en la sesión informativa final (al día siguiente), que comenzará a las 09:00 (normalmente).  Dígales que lleven sus Fichas de Reflexión Personal a esta sesión (usted no debe recoger las fichas; son para uso de los participantes).

Agradézcales por un buen día de aprendizaje.  Inicie los aplausos y motívelos a aplaudir, y dígales que se pueden retirar.